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Hoje em dia existem essencialmente quatro tipo de ferramentas para nos apoiar no modo como executamos as tarefas e no tempo que gastamos com estas.

Dependendo das características de cada pessoa mas principalmente da natureza das tarefas a executar, compete a cada um decidir quais escolher. Para muitos um chegará, para outros poderás ser uma combinação de ferramentas.

Ao escrever este post, parto do princípio que queremos por de lado, as velhas técnicas, obsoletas com o volume de informação hoje em dia e com a mobilidade necessária a muitas profissões. (Post its no monitor, papeis na secretária com notas ou coisas por fazer, a agenda em papel, a fotocópia com uma lista de tarefas, etc.)

Temos assim [1]:

  • Registro de tempos (time log)

  • Calendários/Agendas (calendars, schedules)

  • Gestores de Projectos (Project planners)

  • Lista de tarefas (To do lists, task managers)


Os time logs são utilizados para registar o tempo utilizado para cada actividade. São boas opções para quem trabalha em diversos projectos, ou para diversos clientes. Muitas vezes é a única solução para saber o que cobrar a cada cliente. E também é um apoio essencial no apuramento dos custos internos, nomeadamente nas empresas com ABC, que exigem a elaboração duma time sheet.

Os calendários/agendas servem para coordenar diversas actividades dum indivíduo num determinado período de tempo. É útil, para planear o futuro e permite também manter um registo das actividades. Porém tem o handicap de não explicitar o tempo realmente utilizado em cada actividade. Para as pessoas em que tal facto é importante é insuficiente ou inadequado.

Os gestores de projectos são essenciais para coordenar as tarefas e compromissos de um determinado número de pessoas que estejam a trabalhar no mesmo projecto. Estes gestores são uma óptima ferramenta de controlo e monitorização, e uma forma de garantir que todos os prazos, mercadorias, relatórios, etc., são entregues dentro do prazo. [2]

As listas de tarefas são utilizadas para apurar as tarefas que o trabalhador tem de executar e como registo das tarefas efectuadas pois após sua execução, estas podem ser assinaladas com executadas ou apagadas. Uma óptima opção, sendo a sua melhor funcionalidade os reminders, porém será a que menos ajuda a perceber como se gastou o tempo.

Todos os métodos são úteis, mas todos têm as suas limitações, e a sua mais-valia é diferente para cada tipo de actividade e pessoa. escolher
Para executar as suas funções de forma competente e produtiva compete a cada escolher o método apropriado a cada situação.

Exemplos de software open-source:

Time log: TimeCult Time Tracking Application; MPE Time Management

To do list: SimpList; iTask personal to-do list task schedule (este tem uma funcionalidade importante, permite hierarquizar tarefas / definir prioridades)

Projectos: OpenProj - Project Management; GanttProject; Group-Office groupware

Calendários: qOrganizer (não experimentei este,mas afirma ser um 2 em 1, schedule and to do list);BORG Calendar (o que me agrada neste são os reminders por e-mail.)

[1] Haveria mais hipóteses como serviços on-line ou os post its/blocos de notas electrónicos, mas os primeiros não se enquadram neste post (tais como softwares de gerir reclamações típicos dos call centers) e os segundos são NMHO muito limitados.

[2] Para pessoas que estejam em mais do que um projecto ou tenham responsabilidades fora do âmbito do projecto é necessário complementar com outro método.

publicado às 22:44



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