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Gestão do tempo - o princípio de Paretto

por Nuno Saraiva, em 19.08.07
Wilfredo Pareto, economista e jardineiro italiano descobriu que 20% das suas pereiras produziam 80% das peras; que 20% dos italianos possuíam 80% das terras.

A partir deste princípio, muitas outras relações 80/20 - 20/80 foram descobertas.

E nós no trabalho? Pode concluir-se que há 20% do nosso tempo que "fabrica" 80% da nossa produtividade. De acordo com o ritmo de cada um poderão ser os primeiros 20% do dia, antes de almoço, depois de almoço, ou mesmo os 20% de tempo que trabalhamos antes de sair.

Ora, este facto, deixa um enorme espaço para que possamos aumentar a nossa produtividade, isto é, os restantes 80% do tempo.

Compete a cada um de nós, analisar o que fazemos, como cumprimos as tarefas, e como podemos aproveitar melhor o nosso tempo.

Um exemplo prático de tempo "mal empregue" são os relatórios. Muitas vezes os empregados demoram um curto período de tempo a escrever o relatório, e elaborar o seu conteúdo, e um tempo enorme com os chamados "acabamentos finais". Muitos patrões, accionistas, etc., prefeririam que esse tempo fosse utilizado a preparar um outro relatório útil, do que a garantir que as tabelas do relatório estavam todas à mesma distância da margem direita.

Obviamente, cada caso é um caso, cada pessoa tem as suas tarefas, e há aquelas em que este princípio não se aplica. Mas ajuda com certeza a pensar no modo como usamos o tempo, que é precioso.

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publicado às 21:25


2 comentários

De Manuel Padilha a 19.08.2007 às 23:25

Sou "vítima" frequente do princípio de Paretto. Tenho feito, ao longo dos anos, várias tentativas para tentar esticar os 20% de tempo útil de forma a ser mais produtivo, com algum sucesso, mas muito limitado.

Por um lado, acredito cada vez mais que não é possível ter os tais 20% de tempo produtivo sem que os outros 80% sejam menos produtivos. De certa forma os 20% de tempo produtivo provocam uma espécie de cansaço que demora a desaparecer. Funciona um pouco como o sono, precisamos de dormir todas as noites para poder voltar à actividade na manhã seguinte. Podemos fazer uma directa ou duas, mas depois sofremos as consequências nos dias seguintes.

Por outro lado, a forma que encontrei de tentar "esticar" os 20% é forçar os 80% de tempo não produtivo a serem o mais não-produtivos possível. Ou seja, se estou numa daquelas manhãs em que não me consigo concentrar em nada, cedo imediatamente à vontade de "descansar", em vez de tentar forçar-me a ser produtivo. A ideia é que dessa forma o tempo necessário para voltar a ter os 20% de tempo produtivo será menor, eventualmente fazendo com que a proporção se modifique favoravelmente.

De NS a 20.08.2007 às 12:32

Caro Manuel Padilha, muito obrigado pelo oportuno comentário.

De facto, o que descreve é exactamente o que Paretto e os defensores da sua teoria, afirmam. Que há "algo" que torna praticamente impossível fugir à regra dos 20/80.

No entanto é só uma teoria, e podemos (muitas vezes sem sucesso) tentar vencê-la.

Repare que bastava aumentar de 20% para 25% o tempo realmente produtivo, para se alcançar 100% do trabalho, o que significava 75% de tempo livre, desenvolvimento pessoal ou execução de mais tarefas.

Quando se assume que "não há volta a dar", e que não temos nem mais um minuto produtivo, ao nível dos 20%, o que há a fazer é tornar esses 20% realmente produtivos, e fazer trabalho de qualidade nesse período de tempo.

Voltando às peras de Paretto, estando identificados os 20% das árvores que realmente produzem, se calhar vale a pena, tratar estas com mais atenção, regar, podar, etc.

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